Pirmin Ehrbar, Leiter der Technischen Dokumentation und Elektroplanung bei TPPA: „Wir haben verschiedene Tools für die technische Dokumentation verglichen und uns dann LiveDOK von Rösberg entschieden, unter anderem weil es damit möglich war, unsere Prozesse wie gewohnt beizubehalten. Die Implementierung war ausgesprochen einfach und brachte ab dem ersten Projekt eine immense Erleichterung.“ (Urheber: TPPA)
Technische Dokumentation ist gesetzlich vorgeschrieben. Zugleich wird sie meist als lästiges Geschäft wahrgenommen. Gerade im individuellen Maschinen- oder Anlagenbau ist es oft die Finalisierung der Dokumentation, die den Projektabschluss ausbremst und den Geldfluss für die letzte Rate hinauszögert. Grund dafür ist nicht selten, dass an sehr vielen Baustellen immer noch mit Papierdokumentation gearbeitet wird. Eine digitale Dokumentation bringt bei der Inbetriebnahme ebenso wie im laufenden Betrieb zahlreiche Vorteile. Der Inbetriebnahme-Prozess gewinnt, nicht nur in Bezug auf Tempo, sondern auch hinsichtlich Qualität, wie die Anwendung bei einem international tätigen Automatisierungstechnik-Experten für den Kraftwerkssektor zeigt.
Obwohl Digitalisierung und KI heute in aller Munde sind, sieht die Realität bei der Anlagen-Inbetriebnahme vielerorts noch völlig anders aus: Die Inbetriebnahme-Dokumentation wird auf Papier ausgedruckt und mit zur Baustelle genommen. Je nach Anlagengröße füllt die Dokumentationen einen oder auch mehrere Ordner. Messwerte und anfallende Änderungen werden auf Papier protokolliert, im Idealfall nach Abschluss der Inbetriebnahme auf der Baustelle eingescannt und den Kollegen im Büro zugesandt, um daraus die finale Anlagendokumentation zu erstellen. Während die Kollegen die Dokumentation finalisieren, ist der Inbetriebnehmer oft schon mit dem nächsten Projekt beschäftigt. Rückfragen zu fehlenden oder nicht leserlichen Informationen lassen sich meist nur mit großem Aufwand klären.
Sisyphos-Aufgabe …
Die Turbine Power Plant Automation GmbH ist ein international agierendes Unternehmen im Bereich der Automatisierungstechnik im Kraftwerkssektor. Der Kernbereich umfasst die Steuerung und Regelung von Dampfturbosätzen. (Urheber: TPPA)
Pirmin Ehrbar (Bild 1), Leiter der Technischen Dokumentation und Elektroplanung bei TPPA, kennt diese Sisyphos-Aufgabe nur zu gut. Als er vor knapp zwei Jahren bei der Turbine Power Plant Automation GmbH (TPPA – Firmenkasten 1) mit Sitz im pfälzischen Haßloch anfing, wurde er unter anderem mit der technischen Dokumentation betraut. Sein Arbeitgeber ist ein international agierendes Unternehmen im Bereich der Automatisierungstechnik im Kraftwerkssektor. Der Kernbereich umfasst die Steuerung und Regelung von Dampfturbosätzen (Bild 2). Zum Aufgabenspektrum gehört neben dem Anlagenneubau auch der Retrofit und Anlagenservice. Nach der Inbetriebnahme von Neuanlagen landete in der Vergangenheit immer mit etwas zeitlichem Abstand die Scans der Inbetriebnahme-Dokumentation an Ehrbars Arbeitsplatz. Er berichtet: „Nun begann eine aufwändige Sortier- und Sichtungsarbeit. Je nach Projektgröße mussten um die 600 Dokumente in eine sinnvolle Reihenfolge sortiert, die Handschrifteinträge abgetippt und Änderungen an Elektroplänen in die Originaldateien übertragen werden, um dann eine finale Datei erstellen zu können. Allein das Sortieren und überprüfen hat mich mindestens eine Woche voll beschäftigt.“
… oder kann man den Stein digital auf den Berg rollen
Christoph Findeisen, Geschäftsführer bei TPPA: „Mich beeindruckt auch, wie Rösberg unsre Feedbackvorschläge aufgenommen und in die Produktweiterentwicklung integriert hat.“ (Urheber: TPPA)
Das beschreibt allerdings den Idealfall, nämlich den, dass Dokumente direkt an der Baustelle gescannt und zurück in den Hauptsitz geschickt werden können. Oft besteht die Herausforderung darin, dass die Dokumente die Anlage nicht verlassen dürfen. Ist vor Ort kein Scanner vorhanden, wird der Transfer der Informationen schwierig. Hinzu kommen schräg eingelegte Blätter, fehlende Dokumente, schlecht leserliche Einträge und Unterschriften. Oft ist nicht einmal eindeutig nachvollziehbar, wer welchen Eintrag vorgenommen hat. Christoph Findeisen (Bild 3), Geschäftsführer bei TPPA ergänzt: „Wir hatten auch schon mal den Fall, dass wegen einzelner fehlender Dokumente ein Kollege durch halb England reisen musste. Das verursacht natürlich immense Kosten. Solche Probleme sind aber bei manueller Dokumentations-Erstellung fast nicht zu vermeiden.“ Nachdem Ehrbar sich zweimal durch die Dokumentationsüberarbeitung gekämpft hatte, kam in ihn die Frage auf, ob es nicht effizienter und zeitgemäßer wäre, diese Aufgabe zu digitalisieren.
Einfacher Umstieg auf digitale Dokumentation
Wie leicht der Umstieg auf eine digitale Dokumentation sein würde, hätte sich Ehrbar zu Beginn seiner Recherche aber vermutlich nicht träumen lassen. Zuerst verglich er zahlreiche Produkte, die sich nach dem aufwändigen Vergleichsprozess als nicht geeignet für die eigenen Zwecke erwiesen. Zu komplex waren die einen, zu teuer die nächsten. Bei anderen wiederum hätte der komplette Arbeitsprozess verändert werden müssen, um sie einsetzen zu können. Dann stieß Ehrbar bei seiner Recherche auf LiveDOK (Technikkasten), ein Tool zur digitalen Anlagendokumentation in Echtzeit der Karlsruher Automatisierungsexperten Rösberg (Bild 4). Er berichtet: „Meinen ersten Kontakt mit Herrn Tidas von Rösberg hatte ich im Dezember 2024. Es wurde schnell deutlich, dass LiveDOK für unsere Zwecke ideal geeignet ist. Also machte ich mich daran, interne Überzeugungsarbeit zu leisten. Zwei Wochen später sprachen wir wieder, dieses Mal mit der Frage, wie wir konkret starten können.“ Hier profitierten die Haßlocher von der Skalierbarkeit des digitalen Dokumentationssystems. Zuerst entschied man sich für einen Test in einem Pilotprojekt an einer Anlage, die gerade in die Inbetriebnahmephase ging. Rösberg unterstützte beim Aufsetzen des Datenservers in der Haßlocher Firmenzentrale von TPPA. Im ersten Schritt wurden die Inbetriebnahmeprotokolle in LiveDOK importiert. Auch das geschah mit wenigen Klicks. Anschließend wurde in einer Schulung der Umgang mit der Software vermittelt. Ehrbar freut sich: „Das funktioniert alles sehr einfach und intuitiv. Ich schule mittlerweile unsere Mitarbeiter selbst. Das dauert in der Regel eine halbe Stunde. Dann gibt es mal noch ein, zwei Nachfragen und die Mitarbeitenden können loslegen“.
Pilotprojekt bestätigt Effizienz
LiveDOK macht verteilte Dokumentationen großer Anlagen für Ingenieure und Betreiber digital verfügbar: Alle relevanten Dokumente, Pläne und Unterlagen werden strukturiert auf einer einheitlichen, intuitiven Nutzeroberfläche dargestellt – unabhängig von Format und Medium. Dabei lassen sich Anlagendaten in Echtzeit verwalten, durchsuchen und korrigieren. Von Planung bis zu Betrieb, immer und überall. (Urheber: Rösberg)
Statt mit dick gefüllten Papierordnern gingen die Inbetriebnehmer nun mit Tablets auf die Baustelle (Bild 5). Sie hakten die vorgegebenen Tätigkeiten auf den Protokollen dieses Mal mit einem digitalen Stift statt mit einem Kugelschreiber ab und trugen so auch ihre Messwerte ein (Bild 6). Faktisch änderte sich am Arbeitsprozess der Inbetriebnehmer fast nichts, der entstandene Nutzen ist aber dennoch vielfältig: Das Entziffern von undeutlicher Handschrift fällt weg. Zudem wird die Qualität der Dokumentation dadurch erhöht, dass Dokumente digital eindeutig signiert werden. Es ist nachvollziehbar, wer wann welche Änderungen gemacht hat. Das ist dann hilfreich, sollte es doch einmal Rückfragen zu den Änderungen geben. Zudem bringt die Änderungshistorie Rechtssicherheit. Hat der Inbetriebnehmer Zugriff auf ein WLAN, lassen sich die Änderungen in Echtzeit an seine Kollegen in Haßloch übermitteln, die diese direkt in die finale Dokumentation übernehmen können. Im anderen Fall werden die Daten auf dem Tablet gespeichert und lassen sich dann übertragen, wenn wieder ein Internetzugang möglich ist.
„Das Pilotprojekt verlief ausgesprochen erfolgreich“, berichtet Ehrbar. Mittlerweile hat TPPA zahlreiche Projekte mit LiveDOK dokumentiert. Für weitere Projekte wurden zusätzlich die Elektropläne digitalisiert und auch hier zeigte sich, wie einfach sich vor Ort Änderungen eintragen und dann in Haßloch in die finale Dokumentation übernehmen lassen. Überzeugt hat zudem der Support von Rösberg. Ehrbar berichtet: „Bei konkreten Problemen erhalte ich in der Regel innerhalb eines Tages Hilfe.“ Findeisen ergänzt: „Mich beeindruckt auch, wie Rösberg unsre Feedbackvorschläge aufgenommen und in die Produktweiterentwicklung integriert hat.“
Positiver Nebeneffekt: Projektüberblick in Echtzeit
Aber die Kraftwerksexperten profitieren nicht nur von der digitalen Dokumentation an sich. Das Projekt brachte einen hilfreichen Nebeneffekt: Die digitale Dokumentation zeigt einen Überblick über den Stand der Dokumentation. Hier kann man sehen, welche Dokumente bereits abgearbeitet wurden. Findeisen erklärt: „Wir können nun den Status der Inbetriebnahme sehr genau verfolgen. Das war zuvor nur mit sehr viel zeitlichem Aufwand möglich. Zeit, die den Mitarbeitenden dann für die Inbetriebnahme fehlte.“
Aber nicht nur auf der Baustelle bringt die Digitalisierung Veränderung. Spürbar ist sie für Ehrbar, der nun die finale Dokumentation deutlich schneller fertigstellen kann. Er berichtet, dass diese Aufgabe mit dem digitalen Tool in einem Drittel der Zeit erledigt ist und das bei einer insgesamt höheren Qualität. Sein Chef freut sich indes auch. Denn eine vollständige Dokumentation bedeutet zugleich den offiziellen Projektabschluss und die letzte Rate kann in Rechnung gestellt werden. Aber auch die Kunden profitieren von der digitalen Dokumentation, die den realen Zustand der Anlage bei Übergabe abbildet.
Inbetriebnehmer nimmt die Messwertaufnahme und Protokollierung vor Ort per Tablet vor. (Urheber: TPPA)
In digitalisierten Protokollen werden Messwerte eingetragen und Aufgaben abgehakt. (Urheber: TPPA)
Yannick Tidas, Sales Consultant: „Mit LiveDOK kann man den gesamten Lebenszyklus einer Anlage digital dokumentieren von der Planung, über die Inbetriebnahme bis hin zur Instandhaltung.“ (Urheber: Rösberg)
Bis die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG von der Maschinenverordnung abgelöst wird, muss die Dokumentation nach wie vor in Papierform übergeben werden. Ehrbar: „Wir übermitteln unseren Kunden die Dokumentation bei Wunsch zusätzlich in digitaler Form, damit sie diese in ihr Dokumenten Management System einlesen können.“ Yannick Tidas (Bild 7), zuständiger Sales Consultant bei Rösberg, ergänzt: „Denkbar wäre natürlich auch, dass die Anlagenbetreiber LiveDOK im Anlagenbetrieb z. B. für die Instandhaltung nutzen, und so über den gesamten Lebenszyklus den realen Anlagenzustand digital dokumentieren.“
Autorin: Dipl.-Betriebsw. (FH) Evelyn Landgraf, Marketing bei der Rösberg Engineering GmbH
Weitere Informationen
und
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