In Rekordzeit zum softwarebasierten Integrierten Managementsystem: ASK Chemicals führt ConSense IMS ENTERPRISE innerhalb von nur drei Monaten ein

Lässt sich unter hohem Zeitdruck ein softwarebasiertes Integriertes Managementsystem einführen, das dann später wirklich die gewünschten Anforderungen erfüllt? Ein Gemeinschaftsprojekt des Aachener Softwarenentwicklers ConSense GmbH mit ASK Chemicals aus Hilden beweist, dass dies möglich ist. Innerhalb von nur drei Monaten wurde hier ConSense IMS ENTERPRISE eingeführt – und hat sich schnell mit hoher Akzeptanz etabliert. Dank der hohen Zufriedenheit des Anwenders mit dem Projekt, bei dem alle Beteiligten an einem Strang zogen, wurde das System umgehend an anderen Standorten übernommen.

Die ASK Chemicals Group ist ein globaler Anbieter von industriellen Hochleistungsharzen und -materialien. Der Geschäftsbereich Gießerei, der zu den weltweit größten und innovativsten Anbietern von Gießereichemikalien und Verbrauchsmaterialien gehört, bietet eine außergewöhnlich breite und innovative Palette von Gießereichemikalien an, darunter Bindemittel, Schlichten, Trennmittel sowie leistungsstarke Verbrauchsmaterialien, wie z. B. Mini-Speiser, Filter oder metallurgische Produkte für den Eisenguss. Der Geschäftsbereich Industrial Resins ist führend auf dem Gebiet der Spezialphenolharze. Er bedient eine Vielzahl von Anwendungen wie Schleifmittel (z. B. Sandpapier), Reibbeläge (z. B. Scheibenbremsbeläge), feuerfeste Materialien (z. B. hitzebeständiges Material für Öfen), Imprägnierung (von Papier oder Filz) sowie Holzanwendungen. Im Werk Wülfrath produziert die ASK Chemicals Gruppe chemische Produkte für die Gießereiindustrie sowie Anwendungen im Bereich der Farben und Lacke, der Düngemittelbeschichtung und der Herstellung von Bremsbelägen und Composites. Das erfordert ein konsequentes und zuverlässiges Qualitätsmanagementsystem.

Softwareumstellung erfordert Neuaufstellung

Eine veränderte IT-Strategie im Unternehmen machte es notwendig, für die Dokumentation des Integrierten Managementsystems eine leistungsfähige und flexible Nachfolgeregelung zu suchen. Dabei stand ASK Chemicals vor der großen Herausforderung, das System aufgrund einer anstehenden Rezertifizierung innerhalb von nur drei Monaten umzustellen. Zu den Anforderungen an ein neues softwarebasiertes Integriertes Managementsystem zählten Benutzerfreundlichkeit, gute Möglichkeiten der Anpassung sowie die mobile Verfügbarkeit. Außerdem musste eine kurze Einführungszeit unter weitgehender Verwendung der bestehenden Dokumentation gewährleistet sein. „Mittels unseres Anforderungskatalogs und eines Testszenarios haben wir die Softwarelösungen verschiedener Anbieter in der praktischen Anwendung verglichen. Aufgrund des besten Gesamtpakets lag die Softwarelösung der ConSense GmbH am Ende vorn“, erzählt Jürgen Guillaume, Qualitätsmanagement-Beauftragter bei ASK Chemicals.

ConSense IMS ENTERPRISE: Suite und webbasierte PORTAL-Lösung

ASK Chemicals entschied sich für ConSense IMS ENTERPRISE. Die ConSense GmbH aus Aachen entwickelt innovative und anwenderfreundliche Softwarelösungen für das Qualitätsmanagement und Integrierte Managementsysteme. Die hochkonfigurierbare Softwarelösung IMS ENTERPRISE eignet sich zum Aufbau und zur Umsetzung eines akzeptierten, transparenten sowie leicht zu pflegenden Qualitätsmanagement- oder Integrierten Managementsystems. Die ENTERPRISE-Version ist auf Unternehmen mit hohen Anforderungen, einer komplexen Organisations- oder Ablaufstruktur, verschiedenen anzuwendenden Normen oder weiterer Regelwerke und mehreren Standorten zugeschnitten. Sie lässt sich durch zahlreiche Konfigurationsmöglichkeiten und modulare Erweiterungen auf die individuellen Bedürfnisse der Anwendenden abstimmen.

ASK Chemicals wählte für seine Beschäftigten zwei Zugriffsmöglichkeiten auf das System: Die Nutzung erfolgt zielgruppenorientiert entweder über die lokal installierte ConSense Suite oder über eine eigenständige webbasierte Lösung – das ConSense PORTAL. Als Webanwendung und für mobile Endgeräte optimiert, reduziert es den Aufwand für Installation, Roll-out und Wartung. Es bietet mit höchster Datensicherheit einen schnellen, ortsunabhängigen Zugriff auf alle Prozesse und Dokumente sowie weitere Inhalte des Systems. Bei ASK Chemicals ist die intuitiv bedienbare ConSense PORTAL-Lösung für 90 Prozent der Nutzer vorgesehen. Diese greifen hauptsächlich lesend auf das System zu. Die übrigen 10 Prozent nutzen die lokal installierte Suite, die für bestimmte Anwendungsfälle erweiterte Funktionen bereitstellt. „Da wir uns für ein cloudbasiertes gehostetes System entschieden haben, profitieren insbesondere die Mitarbeitenden aus den Bereichen Sales und Tech Service von der globalen Verfügbarkeit von Daten und interaktiven Workflows, z. B. aus dem Reklamationsmanagement. Das Hosting durch ConSense entlastet außerdem unsere eigene IT, die sich damit anderen Aufgaben widmen kann“, so der Qualitätsmanagement-Beauftragte.

Hohes Tempo in der Umsetzung

Aufgrund des sehr knappen Zeitrahmens, den die anstehende Rezertifizierung vorgab, stieg ASK Chemicals unmittelbar nach Auftragserteilung in enger Zusammenarbeit mit ConSense in die Projektplanung ein. Zunächst fanden die Installation und Einrichtung der Software in der Cloud statt. Das ASK Chemicals-Projektteam wurde in den Grundlagen der Software, Dokumentenverwaltung, Administration der Organisationsstruktur, Mitarbeiterverwaltung, Rechtekonzepten und mehr geschult. „Wir haben diese Basisschulung gleich dazu genutzt, das Produktivsystem vorzubereiten und zu konfigurieren. Das war eine sehr zeitsparende und praxisnahe Vorgehensweise“, beschreibt Jürgen Guillaume. Zwischen den Schulungsblöcken erfolgte der sukzessive Upload von Inhalten in ConSense IMS ENTERPRISE inklusive des Testens der anforderungsspezifisch konfigurierten Funktionalitäten, wie z. B. Workflows. Eine besondere Herausforderung stellte die Vielfalt und große Menge an Dokumenten dar, die in das neue System transferiert werden sollten. Die inhaltliche Überarbeitung hatte ASK Chemicals vorab bereits durchgeführt, doch der Upload für die umfangreiche Dokumentation drohte den Zeitrahmen zu sprengen. Hier realisierte ConSense mit einem eigens für seinen Kunden entwickelten Skript eine automatisierte Datenübernahme. Per Stapelimport konnten gleichartige Dokumente zeitsparend hochgeladen und der Zeitrahmen dadurch eingehalten werden. ASK Chemicals nahm in Eigenregie interne Anwenderschulungen für Abteilungsverantwortliche vor und führte dann die Beschäftigten, die einen reinen Lesezugriff auf das System erhalten sollten, in die Software ein. Der Qualitätsmanagement-Beauftragte blickt zurück: „Eine Besonderheit war sicherlich auch die Projektrealisierung in Pandemiezeiten. Alle Dienstleistungen von ConSense wurden remote erbracht – das hat sehr gut geklappt.“ So vergingen von der Planung bis zur Fertigstellung des Systems lediglich rekordverdächtige drei Monate. Damit stand ConSense IMS ENTERPRISE rechtzeitig zum geplanten Termin bereit und bot eine zuverlässige Basis für eine erfolgreiche Zertifizierung.

Nun unterstützt das neue Integrierte Managementsystem das Unternehmen bei der Erfüllung der Anforderungen der ISO 9001 (Qualität), ISO 14001 (Umwelt), ISO 45001 (Arbeitssicherheit & Gesundheitsschutz) und ISO 50001 (Energie). Jeder Nutzende von ASK Chemicals wird auf seiner personalisierten und individuell zusammengestellten Startseite direkt über die für ihn anstehenden Aufgaben, Änderungen und relevanten Informationen benachrichtigt und gelangt von hier aus schnell zu weiteren benötigten Informationen. Das System sorgt dafür, dass die Mitarbeitenden nur noch auf die aktuelle und gültige Version der im System hinterlegten Prozesse und Dokumente zugreifen und nicht versehentlich veraltete Fassungen nutzen. Automatisierte Prüf- und Freigabe-Abläufe werden vom System durch Workflows gesteuert und durch genau festgelegte Rechte und Rollen den betreffenden Personen automatisch zugeordnet. Dabei sind alle Workflows auf die individuellen Abläufe in dem Chemieunternehmen abgestimmt. „Der elektronische Freigabeworkflow erspart uns die bisherige Kommunikation per E-Mail und Telefon bei Änderungen der Systemdokumentation und bringt damit mehr Transparenz und eine deutliche Zeitersparnis. Ein ‚Verfallsdatum’ hilft uns dabei, Dokumente aktuell zu halten. Durch die jährliche automatische Wiedervorlage gehören ‚Karteileichen‘ damit bei uns der Vergangenheit an“, freut sich Jürgen Guillaume. Seit der Einführung von ConSense IMS ENTERPRISE wurden die Inhalte kontinuierlich ausgebaut. So nutzen die Fachverantwortlichen die Plattform inzwischen auch als Basis für bislang außerhalb des Managementsystems abgelegte Inhalte, z. B. die Explosionsschutz-Dokumentation, Risikoanalysen und die Dokumente und Informationen zur Anlagensicherheit des Chemieunternehmens.

Auf Anforderungen und Bedürfnisse zugeschnittenes System

Da die ConSense Software modular aufgebaut ist, lässt sich das System an die individuellen Bedürfnisse seiner Nutzenden anpassen und durch verschiedene Module erweitern. ASK Chemicals führte beispielsweise direkt das ConSense Maßnahmenmanagement mit ein. Das Modul erfasst zentral alle im Unternehmen anfallenden Maßnahmen, die sich aus unterschiedlichsten Quellen ergeben, verwaltet diese und weist sie den entsprechenden Mitarbeitenden oder Organisationsbereichen zur Ausführung zu. Dabei wird die vollständige und termingerechte Erledigung nachverfolgt, transparent dokumentiert und in übersichtlichen Berichten aufbereitet. Als weiteres Modul setzte der Konzern im Laufe des Jahres ConSense FORMS ein. Mit dem elektronischen Formularmanagement können intelligente und dynamische Formulare inklusive automatisierter Workflows für beliebige Zwecke erstellt, verwaltet und ausgewertet werden. Damit ist es bei ASK Chemicals nun möglich, das Genehmigungskataster des Standorts elektronisch abzubilden. Auch ein Workflow zur Reklamationsbearbeitung nach der 8D-Methode mittels FORMS wurde in der Zwischenzeit realisiert. „Von besonderem Vorteil ist für uns die nahtlose Integration und Interaktion der einzelnen Module und die Möglichkeit, beliebige Inhalte systemweit zu verknüpfen“, findet Jürgen Guillaume.

Hohe Akzeptanz für neues System

Dass sich das neue Integrierte Managementsystem sehr schnell im Unternehmen etabliert hat, führt der Qualitätsmanagement-Beauftragte darauf zurück, dass alle wesentlichen Betriebsbereiche bereits während der ersten Projektphase eingebunden wurden. Die beteiligten Mitarbeitenden lieferten Anregungen und Ideen, die direkt in die Gestaltung des Systems einfließen konnten. Dadurch erfreut es sich außerordentlich hoher Akzeptanz, ist mittlerweile ein unverzichtbares Hilfsmittel im betrieblichen Alltag. Das System bildet einerseits die Geschäftsprozesse ab und ist anderseits auch vollständig in diese integriert. Zahlreiche Erweiterungen, die seit Einführung der Software vorgenommen wurden, gingen auf Vorschläge engagierter Personen aus dem Betrieb zurück. Die Beschäftigten von ASK Chemicals loben vor allem die intuitive Nutzbarkeit, verbunden mit einem ansprechenden Design, den großen Informationsgehalt sowie die leistungsfähige Suchfunktion. Ein echtes Highlight möchte Jürgen Guillaume aus den vielen Rückmeldungen gerne hervorheben: „Die Dokumentenansicht, die sich hinter dem Reiter ‚Unterschiede’ verbirgt, ist ein besonders beliebtes Feature. Hier vergleicht das System die aktuelle Revision eines Dokuments mit der vorhergehenden und markiert die Unterschiede zwischen beiden Versionen – das ist enorm praktisch im Arbeitsalltag und wird gern genutzt.“

Aufgrund der positiven Erfahrungen planen die Verantwortlichen bei ASK Chemicals, das System weiter auszubauen. Zunächst wurde ConSense IMS ENTERPRISE in der Zentrale in Hilden und in Wülfrath, dem größten Produktionsstandort von ASK Chemicals, genutzt. Zwischenzeitlich wurde darüber hinaus der spanische Standort Bilbao integriert. Hilfreich ist dabei die Möglichkeit, die Oberflächensprache der Software individuell einzustellen. Hier kann mittlerweile aus über 20 Sprachen gewählt werden. Zudem können mit dem Modul zur Mehrsprachigkeit auch sämtliche Inhalte der Prozesse und Dokumente im System in allen gewünschten Sprachen verwaltet werden. Außerdem möchte das Unternehmen weitere Workflows mit ConSense FORMS modellieren und prüft die Einführung des Moduls ConSense Prüfmittelmanagement. Und so zieht Jürgen Guillaume im Rückblick auf das Einführungsprojekt ein sehr positives Fazit: „Angesichts des engen Zeitplans war die gewählte Vorgehensweise optimal. Der Schlüssel für die erfolgreiche Umsetzung war eine gründliche Projektplanung unter Einbindung unserer Fachverantwortlichen aus den einzelnen Bereichen. Durch Bündelung von Know-how gelang die Umsetzung dann in kürzester Zeit. Wir mussten während der Umsetzungsphase nur ganz wenige konzeptionelle Anpassungen vornehmen. Insgesamt haben wir bei diesem Projekt von der langjährigen Erfahrung und Kompetenz unseres ConSense Fachberaters profitiert. Die einzelnen Planungsschritte wurden perfekt auf unsere Anforderungen abgestimmt und dann professionell umgesetzt. Das wäre in Eigenregie so niemals möglich gewesen.“

In nur drei Monaten zum softwaregestützten Integrierten Managementsystem

ASK Chemicals aus Hilden, ein globaler Anbieter von industriellen Hochleistungsharzen und -materialien, führte das Integrierte Managementsystem ConSense IMS ENTERPRISE ein. Aufgrund anstehender Rezertifizierungen stand dafür ein sehr begrenzter Zeitraum zur Verfügung. Dank guter Zusammenarbeit der ConSense GmbH und des Chemieunternehmens gelang die Einführung des neuen Systems in nur drei Monaten. Das neue System ist im Arbeitsalltag von ASK Chemicals gut etabliert und genießt hohe Akzeptanz. Darum wurde die Nutzung zwischenzeitlich auf weitere Standorte ausgedehnt.

Hintergrund ConSense GmbH

Die ConSense GmbH ist einer der technologisch führenden Anbieter von Software für Qualitäts- und Integrierte Managementsysteme. Seit 2003 entwickelt die ConSense GmbH in Aachen skalierbare Lösungen für alle Unternehmensgrößen. Dabei stehen die optimale Unterstützung der Organisationsabläufe und Anwendungsfreundlichkeit im Mittelpunkt der Entwicklungsarbeit. Bei der technischen, organisatorischen und personellen Einführung von ConSense Softwarelösungen steht die ConSense GmbH mit modernen Strategien und Konzepten in allen Phasen beratend zur Seite – von der Einführung bis zum laufenden Betrieb. Mit mehr als 1.000 erfolgreichen Kundenprojekten und Userzahlen im sechsstelligen Bereich finden die ConSense Softwareprodukte Anwendung in sämtlichen Branchen.

Weitere Informationen:

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